Person

Eine Person stellt zentrale Kontaktform dar. Sie kann einer Organisation zugeordnet sein, aber auch ohne direkten Bezug zu einem Unternehmen bestehen.

Stammdaten

Stammdaten sind alle direkt der Person zugeordneten Informationen, wie:

• Adresse & Kommunikationsdaten

• Profileigenschaften & Bemerkungen

• DSGVO-relevante Angaben zur Datenspeicherung

• Zugeordnete Windows-Netzwerkordner

Zusätzliche Funktionen auf Personenebene:

• Anrede: Sie können zwischen „Du“ oder „Sie“ wählen, um eine einheitliche Ansprache sicherzustellen.

• Favorit markieren: Jeder kann die Personen individuell als Favoriten markieren, um die Person schnell in verschiedenen Bereichen, z. B. bei Aktivitäten, Dokumenten auffinden zu können. Zudem kann sie als einschränkendes Atrribut in der “Finden-Funktion” verwendet. Außerdem kann eine Auflistung aller Favoriten in der “Minicard” dargestellt werden.

• Mailsperre-Icon: Zeigt an, ob und wie die Person kontaktiert werden darf.

• DSGVO-Icon: Gibt Auskunft ob die personenbezogenen Daten bereits DSGVO-konform gespeichert wurden

• Burger-Menü: Zugriff auf weitere Funktionen wie Druckvorlagen oder den Versand einer vCard.

Registerkarte “Allgemein”

Hier finden Sie u. a.:

• Kontaktinformationen der Person

• Verantwortliche*r im Unternehmen

  Hinweis: Einer Person können ein oder mehrere Verantwortliche zugeordnet werdenAnhand dieser Zuordnung erfolgt die Systemprüfung individueller Berechtigungen (lesen/schreiben). Bei der Anlage einer Person wird vom System allerdings zunächst kein Benutzer automatisch als Verantwortlicher eingetragen, da diese Angabe nicht verpflichtend ist. Abhängig von den Systemeinstellungen können weitere Benutzer als Verantwortliche ergänzt werden. In diesem Fall können Sie über eine Listenauswahl definieren, in welcher Funktionen der jeweilige Verantwortliche die Person betreut. So dokumentieren Sie beispielsweise, von wem die Person vertrieblich, kommerziell und serviceseitig betreut wird.

• Ordnungsnummer (wird automatisch vom System vergeben, kann aber manuell abgeändert werden)

• Geburtstag, Funktion, Position, Abteilung

• Festlegen der Kommunikationssprache (beeinflusst auch die Sprachauswahl bei Anlage neuer Dokumente/Emails die vom System als Default vorgegeben wird)

  Hinweis: Bei Anlage der Adresse der Person wird systemseitig eine Vorauswahl getroffen: für alle deutschsprachigen Länder wird “Deutsch” gewählt, alle anderen Länder werden mit “Englisch” vorbelegt. Eine manuelle Anpassung kann jederzeit vorgenommen werden.

• Funktion “Ausgeschieden”: Personen können als “Ausgeschieden” aus Ihrem Unternehmen markiert werden. Markierte Personen werden grundsätzlich nicht in den Listenansichten angezeigt, können aber über die Checkbox eingeblendet werden.

• Rechteverwaltung:

  • “Sichtbar für”: Steuerung welche Benutzergruppen oder Anwender die jeweilige Person einsehen dürfen

Registerkarte “Profil”

• Durch die Definition eines Profils kann die Person durch Eigenschaften detaillierter beschrieben werden.

  Tipp: Profile können für die Definition von Selektionen nützlich sein. Wenn Sie beispielsweise “Entscheider” als eine Profileigenschaft festgelegt haben, können Sie eine Auswahl erstellen, die all Ihre Personen mit Entscheiderkompetenz enthält. Das ermöglicht die gezielte Ansprache der Kaufentscheider Ihrer Kontakte.

Registerkarte „Bemerkung“

• In der Registerkarte “Bemerkung” können allgemeine Hinweise zur Person erfasst werden.

  Tipp: Achten Sie darauf, hier keine Aktivitäten/Handlungen mit der Person zu dokumentieren. Diese sollten unbedingt als Einträge in der Verlaufshistorie hinterlegt werden. Nur so stellen Sie sicher, dass nachvollziehbar und auswertbar ist, wer die Information wann dokumentiert hat!

Registerkarte „Netzwerkordner“

• In diesem Bereich können Sie der Person Ordner aus Ihrem Windows-Netzwerk zuordnen (es können nur Ordner verknüpft werden, die in einem gemeinsam verfügbaren Netzwerk erreichbar sind)

• Die Inhalte verknüpfter Ordner werden innerhalb dieser Ansicht dargestellt und können z.B. per E-Mail weitergeleitet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass zugewiesene Windows-Benutzerrechte auch in der Ansicht auf verknüpfte Netzwerkordner angewendet werden.

  Tipp: Wenn Sie ein Dokument in sellify erzeugen/ ablegen und die zugeordnete Organisation, Person, Chance oder das Projekt eine zugeordnete Netzwerkordnerverknüpfung hat, können Sie das Dokument physikalisch in diesem Ordner ablegen und trotzdem einen Eintrag in der sellify-Archivansicht erzeugen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn in Ihrer Organisation nicht alle Personen mit sellify arbeiten, aber Sie bestimmte Informationen bereichsübergreifend teilen wollen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Inhalte solcher Dokumente NICHT mit der sellify-Volltextsuche auffindbar sind!

Registerkarte „DSGVO“

• In diesem Bereich können Angaben zur Speicherung der personenbezogenen Daten hinterlegt und so deren Konformität mit der DSGVO dokumentiert werden.

• Neben Informationen zu Datenherkunft, Rechtsgrundlage, Erhebungszweck und Ablaufdatum können Sie auch dokumentieren, an welche Personen und Unternehmen die Daten über die Person übermittelt wurden. 

  Hinweis: Je nach ausgewählter Rechtsgrundlage werden die gesetzlich vorgeschriebenen Ablaufdaten automatisch gesetzt. Eine manuelle Anpassung ist möglich.

Registerkarte „Notizen“

• In diesem Bereich lassen sich Aktivitäten und Dokumente verknüpfen, Beteiligte benachrichtigen und Freitexte hinterlegen.

  Hinweis: Weitere Informationen zu Notizen finden Sie hier.

Archivansichten / Verknüpfte Informationen

• In der Archivansicht finden Sie sowohl die Beziehungen der Person zu anderen Personen und Organisationen als auch Informationen, die direkt oder indirekt verknüpft wurden. Verknüpfungen entstehen z.B. durch Beteiligungen an Terminen, Telefonaten, Verkaufschancen, Projekten, Selektionen oder Dokumenten.

  Tipp: Archivansichten sind in Tabellen organisiert; die Überschriften der Tabellen dienen dabei als Filter für die jeweilige Ansicht. Durch die Spaltenkonfiguration kann jeder individuell festlegen, welche Spalten in der jeweiligen Ansicht angezeigt werden sollen. Durch Abspeichern eines Ansichtsfavoriten können Spaltenkonfiguration und Filtereinstellungen gespeichert und wieder aufgerufen werden.

• Beziehungen:
  Zeigt Verbindungen zwischen Personen, zwischen Organisationen und Personen an, dabei kann es sich z. B. um berufliche Verbindungen aber auch private Beziehungen handeln. Beziehungen werden mit Zuordnung eines Beziehungstyps erfasst und auf beiden Seiten der eingetragenen Beziehung dargestellt.

  Tipp: Dokumentieren Sie für eine Person, die in mehreren Firmen tätig ist, mit der Beziehungsart “ist die selbe Person wie”, dass es sich um ein und die selbe Person handelt.

• Aktivitäten:
  Listet alle mit der Person durchgeführten Aktivitäten auf, die direkt oder indirekt (die Person wird als Teilnehmer dokumentiert) verknüpft sind.

  Weitere Informationen zu Aktivitäten finden Sie hier.

• Dokumente:
  Zeigt alle ausgetauschten Dokumente (z. B. Briefe, E-Mails, Verträge), die mit der Person verknüpft sind.

  Weitere Informationen zu Dokumenten finden Sie hier.

• Chancen:
  Zeigt alle Verkaufschancen, Angebote und Aufträge, die mit der Person verknüpft sind.

  Weitere Informationen zu Verkaufchancen finden Sie hier.

• Projekte:
  Listet alle Projekte auf, in denen die Person als Projektmitglied dokumentiert ist.

  Weitere Informationen zu Projekten finden Sie hier.

• Selektionen:
  Zeigt alle statischen Selektionen, in denen die Person als Selektionsmitglied erfasst ist.

  Weitere Informationen zu Selektionen finden Sie hier.

• Historie:
  Listet alle Inhalte aus den Registerkarten Aktivitäten, Dokumente und Chancen chronologisch auf. Über die Checkboxen in der Statusleiste wählen Sie aus, welche der drei Arten in der Liste angezeigt werden sollen.

  Weitere Informationen zum Verknüpfen von Datensätzen finden Sie hier.