Organisation

Eine Organisation ist eine Kontaktform, der mehrere Personen direkt zugeordnet werden können – z. B. Firmen, Vereine oder Familien. Die Ansicht ist unterteilt in Stammdaten und Archivregisterkarten mit zugeordneten verknüpften Informationen (Personen, Beziehungen, Projekte und weitere Bewegungsdaten).

Stammdaten

Die Stammdaten enthalten direkt zur Organisation gehörende Informationen wie Adresse, Kommunikationsdaten, Profileigenschaften, Bemerkungen oder Windows-Netzwerkordner. Falls diese schon angelegt sind, muss erst der Bearbeitungsmodus aktiviert werden, um Daten ändern zu können.

Hier haben Sie die Möglichkeit eine Kommunikationssprache festzulegen, in der mit den Ansprechpartnern der Organisation generell kommuniziert werden soll. Mit der hier hinterlegten Einstellung steuern Sie auch die Sprachauswahl der Dokumentenvorlage, die bei Anlage neuer Dokumente/Emails vom System als Default vorgegeben wird.

Hinweis: Soll eine andere als die über das Land vorgegebene Sprache verwendet werden, können Sie über das Länderkürzel, alle im System vorhandenen Sprachen auswählen. Die über die Adresse festgelegte Sprache gilt für alle Ansprechpartner der Organisation, sofern dem einzelnen Ansprechpartner nicht eine abweichende, individuelle Kommunikationssprache zugeordnet wurde.  Soll eine andere als die über das Land vorgegebene Sprache verwendet werden, steht Ihnen das Länderkürzel zur Verfügung, mit dem Sie aus allen im System vorhandenen Sprachen auswählen können. Die über die Adresse festgelegte Sprache gilt für alle Ansprechpartner der Organisation, sofern dem einzelnen Ansprechpartner nicht eine abweichende, individuelle Kommunikationssprache zugeordnet wurde. 

Mit der Funktion “Als Favorit markieren” kann jeder Benutzer die Organisation individuell als Favorit kennzeichnen. Dies erleichtert den Zugriff bei Aktivitäten, Dokumenten, Verkaufschancen etc. und kann in der “Finden”-Funktion als einschränkendes Attribut verwendet werden. Außerdem steht eine Auflistung aller Favoriten als Übersichtsliste in der “Minicard” zur Verfügung. 

Die Icons “Mailsperre” und “Kontaktsperre” signalisieren, ob und wie eine Organisation kontaktiert werden darf. Ist die Organisation Teil einer Gruppe, wird dies ebenfalls hier via Icon angezeigt. In dem links angeordneten Burger-Menü stehen Ihnen diverse weitere Funktionen, wie z.B. Druckvorlagen oder auch eine Funktion zur Dokumentation von Dubletten, zur Verfügung.

Registerkarte „Profil“

Enthält Kontaktinformationen und zusätzliche Felder:

Verantwortlicher

• Hinweis: Diese Angabe ist verpflichtend, da anhand dessen individuelle Berechtigungen (lesen/schreiben) erfolgen. Bei der Anlage einer Organisation wird der angemeldete Benutzer automatisch als Verantwortlicher eingetragen. Abhängig von den Systemeinstellungen können aber auch weitere Benutzer als Verantwortliche ergänzt werden. In diesem Fall können Sie über eine Listenauswahl definieren, in welcher Funktionen der jeweilige Verantwortliche die Organisation betreut. So dokumentieren Sie beispielsweise, von wem die Organisation vertrieblich, kommerziell und serviceseitig betreut wird.

  • Ordnungsnummer (kann vom System automatisch vergeben werden)

  • Kontaktart (Pflichtfeld)

  • Branche, Code, USt-ID-Nr.

    Hinweis: Kontaktart und Branche können, abhängig von Ihren individuellen Systemeinstellungen, einem oder mehreren Einträge zugeordnet werden

• Rechteverwaltung:

  • “Sichtbar für”: Steuerung welche Benutzergruppen oder Anwender die jeweilige Organisation einsehen dürfen

Registerkarte „Profil“

• Durch die Definition eines Profils kann die Organisation durch Eigenschaften detaillierter beschrieben werden.

  Tipp: Profile können für die Definition von Selektionen nützlich sein. Wenn Sie beispielsweise “Referenzkunde” als eine Profileigenschaft festgelegt haben, können Sie eine Auswahl erstellen, die all Ihre Referenzkunden enthält. Das ermöglicht die Durchführung einer Werbekampagne, die auf diese Kundengruppe abzielt.

Registerkarte „Bemerkung“

• In der Registerkarte “Bemerkung” können allgemeine Hinweise zur Organisation erfasst werden (die Texte können mit Formatierungsoptionen individuell angepasst werden)

  Tipp: Achten Sie darauf, hier keine Aktivitäten/Handlungen mit der Organisation zu dokumentieren. Diese sollten unbedingt als Einträge in der Verlaufshistorie hinterlegt werden. Nur so stellen Sie sicher, dass nachvollziehbar und auswertbar ist, wer die Information wann dokumentiert hat!

Registerkarte „Notizen“

• In diesem Bereich lassen sich Aktivitäten und Dokumente verknüpfen, Beteiligte benachrichtigen und Freitexte hinterlegen.

  Hinweis: Weitere Informationen zu Notizen finden Sie hier.

Registerkarte „Netzwerkordner“

• In diesem Bereich können Sie der Organisation Ordner aus Ihrem Windows-Netzwerk zuordnen (es können nur Ordner verknüpft werden, die in einem gemeinsam verfügbaren Netzwerk erreichbar sind)

• Die Inhalte verknüpfter Ordner werden innerhalb dieser Ansicht dargestellt und können z.B. per E-Mail weitergeleitet werden. Bitte beachten Sie dabei, dass zugewiesene Windows-Benutzerrechte auch in der Ansicht auf verknüpfte Netzwerkordner angewendet werden.

  Tipp: Wenn Sie ein Dokument in sellify erzeugen/ ablegen und die zugeordnete Organisation, Person, Chance oder das Projekt eine zugeordnete Netzwerkordnerverknüpfung hat, können Sie das Dokument physikalisch in diesem Ordner ablegen und trotzdem einen Eintrag in der sellify-Archivansicht erzeugen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn in Ihrer Organisation nicht alle Personen mit sellify arbeiten, aber Sie bestimmte Informationen bereichsübergreifend teilen wollen. Bitte beachten Sie dabei, dass die Inhalte solcher Dokumente NICHT mit der sellify-Volltextsuche auffindbar sind!

Archivansichten / Verknüpfte Informationen

• In der Archivansicht finden alle Ansprechpartner der Organisation als auch Informationen, die direkt oder indirekt verknüpft wurden. Verknüpfungen entstehen z.B. durch Beteiligungen an Terminen, Telefonaten, Verkaufschancen, Projekten, Selektionen oder Dokumenten.

  Tipp: Archivansichten sind in Tabellen organisiert; die Überschriften der Tabellen dienen dabei als Filter für die jeweilige Ansicht. Durch die Spaltenkonfiguration kann jeder individuell festlegen, welche Spalten in der jeweiligen Ansicht angezeigt werden sollen. Durch Abspeichern eines Ansichtsfavoriten können Spaltenkonfiguration und Filtereinstellungen gespeichert und wieder aufgerufen werden.

• Personen:
  Zeigt alle Ansprechpartner der Organisation als Personen aufgelistet. Diese sind direkt (nicht über Beziehungen) mit den Organisationen verknüpft.

Tipp: Mit der Checkbox „Ausgeschiedene“ steuern Sie, ob ehemalige Ansprechpartner angezeigt werden.

Weitere Informationen zu Personen finden Sie hier

• Beziehungen:
  Zeigt Verbindungen zwischen Organisationen, zwischen Organisationen und Personen an, dabei kann es sich z. B. um Eigentumsrechte oder um Personen handeln, die für verschiedene Firmen tätig sind. Beziehungen werden mit Zuordnung eines Beziehungstyps erfasst und auf beiden Seiten der eingetragenen Beziehung dargestellt.

  Tipp: Dokumentieren Sie für eine Person, die in mehreren Firmen tätig ist, mit der Beziehungsart “ist die selbe Person wie”, dass es sich um ein und die selbe Person handelt.

  Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie hier.

• Aktivitäten:
  Listet alle Aktivitäten, die direkt oder indirekt (z. B. über Ansprechpartner) verknüpft sind.

  Weitere Informationen zu Aktivitäten finden Sie hier.

• Dokumente:
  Zeigt alle ausgetauschten Dokumente (z. B. Briefe, E-Mails, Verträge), die mit Organisationen oder Ansprechpartnern verbunden sind.

  Weitere Informationen zu Dokumenten finden Sie hier.

• Chancen:
  Zeigt Verkaufschancen, Angebote und Aufträge, die mit Organisationen oder Ansprechpartnern verbunden sind.

  Weitere Informationen zu Verkaufchancen finden Sie hier.

• Projekte:
  Listet alle Projekte auf, in denen die Organisation als Projektmitglied dokumentiert ist.

  Weitere Informationen zu Projekten finden Sie hier.

• Selektionen:
  Zeigt alle statischen Selektionen, in denen die Organisation als Selektionsmitglied erfasst ist.

  Weitere Informationen zu Selektionen finden Sie hier.

• Historie:
  Listet alle Inhalte aus den Registerkarten Aktivitäten, Dokumente und Chancen chronologisch auf. Über die Checkboxen in der Statusleiste wählen Sie aus, welche der drei Arten in der Liste angezeigt werden sollen.

  Weitere Informationen zum Verknüpfen von Datensätzen finden Sie hier.